venerdì 5 settembre 2008

La segretaria

Circa l'80% delle aziende straniere che aprono in Romania ha bisogno, fin dal primo giorno, di una segretaria che si occupi dell'ufficio e dell'amministrazione quotidiana, specialmente quando i titolari non ci sono.

Si tratta di un argomento delicato, che non sempre viene gestito nel migliore dei modi, per cui mi sento di dare alcuni consigli, spero utili per evitare danni difficilmente quantificabili.

Innanzitutto bisogna capire una cosa: la nostra segretaria in Romania non è quella persona che lavora quotidianamente nell'ufficio a fianco. Si tratta, in realtà, di una perfetta sconosciuta (tanto più quando è l'amica romena) che vive in un'altro paese, parlando in un'altra lingua e pensando in un modo che noi neanche immaginiamo. Se poi aggiungiamo il fatto che a questa sconosciuta diamo le chiavi dell'ufficio, come minimo un telefono fisso ed uno cellulare (che paghiamo noi), la nostra contabilità giornaliera e, spesso, la firma in banca, allora è meglio che ci preoccupiamo di fare le cose per bene.

Il reclutamento

Probabilmente molti stranieri si affacciano alla Romania pensando di portare qui lavoro e benessere e che, quindi, i romeni facciano la fila per lavorare per noi. Niente di più sbagliato. Comperate la più diffusa rivista di annunci della Romania (Anuntul Telefonic - esce il lunedì, il mercoledì ed il venerdì - www.anuntul.ro) e cercate, alla voce "Offerte di lavoro" (Oferte de munca) e date un'occhiata a quanti cercano una segretaria (secretara): sono sicuro che ne troverete un centinaio.

Presto vi renderete conto del fatto che, una buona segretaria, in Romania, vale tanto oro quanto pesa, mentre quelle poco efficienti vi faranno perdere molto tempo (e soldi).

Comunque, inevitabilmente, comincerete il reclutamento proprio recandovi in uno dei tanti uffici cittadini di Anuntul telefonic ed inserendo il classico annuncio "Firma italiana angajeaza secretara, studii superioare, buna cunostinta limbii italiene, cunostinte pc si MS Office", quindi vediamo un po' come dovrà essere questa segretaria:

Le amiche

In Romania, vi farete molte amiche. Magari siete venuti qui proprio perché avete conosciuto una romena in Italia e vi ha convinto di quanto sia facile aprire un'attività in questo Bengodi.

Ricordate sempre una cosa: la segretaria deve essere una persona istruita, socievole, affidabile ma INTERCAMBIABILE. Se la segretaria non va, si cambia. Con buona pace di chi perde soldi in seconde possibilità e corsi di formazione.

L'istruzione

La nostra segretaria dovrà avere un'istruzione universitaria o post universitaria (come minimo deve frequentare una facoltà). Questo è il requisito minimo per essere sicuri che una persona, in un paese dove le scuole sono un disastro, abbia un'istruzione generale paragonabile ad un nostro liceo.
Durante le selezioni vi verranno mostrati diplomi di laurea e master in psicologia (diffusissimi) e in vari tipi di management. L'unico serio è quello in Business Administration rilasciato dall'ASE (l'università economica di Bucarest), tutti gli altri ci serviranno a ben poco.

prima di decidere, comunque, assicuratevi, mediante un test, che sappia maneggiare il computer ed i principali programmi (suite Office)

La lingua

Ho avuto una segretaria che parlava benissimo l'italiano: l'ha imparato guardando i cartoni animati in TV (certo, aveva un marcato accento alla "Vladimiro e Placido"...).

Scherzi a parte, la vostra segretaria dovrà conoscere bene la lingua italiana, con nozioni che si spingano ai termini tecnici, legali e di cortesia.

Spesso, infatti dovrà farvi da interprete, rispondere al telefono a clienti italiani, tradurre lettere e documenti. Per questo motivo, è meglio che abbia frequentato qualche corso. Se, poi, ha anche l'autorizzazione a tradurre, allora vi chiederà uno stipendio più alto ma vi farà risparmiare tempo e denaro.

Per le altre lingue, vedrete che molti, qui, parlano e scrivono correttamente l'inglese.

L'aspetto

Ogni cosa ha il suo rovescio della medaglia. Se intendete assumere una segretaria giovane e carina, magari bionda, allora dovrete rinunciare a portarvela con voi alle cene d'affari (ne parleremo in un'altro capitolo, ma molti romeni si risentono, per questo).

In Romania, si sa, ci sono tantissime belle donne. Il consiglio è di assumere una segretaria di età compresa tra i 25 ed i 35 anni, di buone maniere, che sappia vestire sobriamente, ma elegantemente.

La fiducia

Come dicevamo, alla segretaria darete le chiavi dell'ufficio e la firma in banca. Per il primo problema, l'unica soluzione è quella di assumerla in regola con i contributi e con un contratto in cui specificherete le sue funzioni, i suoi obblighi, le sue responsabilità e, soprattutto, i limiti entro cui potrà agire. Altrimenti finirà per gestire la vostra attività e per farvi entrare nel novero di quelli che "in Romania hanno perso un sacco di soldi". Comunque NON DATELE NIENTE senza che vi abbia mostrato un documento valido, di cui farete fotocopia.

Per il secondo problema, invece, le soluzioni sono due: o le date una semplice delega ad effettuare operazioni con documenti firmati da voi (il che presuppone che siate presenti periodicamente in ufficio) oppure aprite due conti: uno, di transito, dove la segretaria avrà la massima libertà d'azione e l'altro, quello principale, dove terrete i soldi. Quando si incasseranno dei soldi, la segretaria avrà una delega a versare i soldi sul conto principale, mentre, quando dovrete pagare delle fatture, provvederete a trasferire i relativi importi su quello di transito, mediante home banking direttamente dall'Italia.

Stipendio e messa in regola

Parlerò in un'altro capitolo del sistema contributivo romeno. L'importante è comprendere che i dipendenti si assumono sulla base di un contratto individuale (i cosiddetti "contratti collettivi" sono comunque interni all'azienda, mancando completamente quelli di categoria). Facoltativamente il dipendente può anche avere la "Carta de Munca", documento che attesta i lavori svolti precedentemente ai fini pensionistici.

Se il lavoratore ha già fatto la Carta de Munca, è obbligato a consegnarvela all'atto dell'assunzione. Voi la terrete nel suo dossier e la riconsegnerete al momento della cessazione del rapporto lavorativo, con la facoltà, da parte vostra, di annotarvi i motivi di tale cessazione.

Attenzione!: se il dipendente si è appena licenziato da un altro datore di lavoro, allora la sua Carta de Munca sarà ancora presso il datore precedente. In questo caso, vi consiglio di farvi firmare una dichiarazione dal dipendente e di contattare il precedente datore di lavoro per verificare che non vi siano stati problemi nella cessazione del rapporto.

Una buona segretaria, con un'istruzione decente, un minimo di conoscenza delle lingue costa, al momento in cui scrivo, attorno ai 350 euro/mese (cui si aggiungono un 50% di contributi). Se è traduttore autorizzato, potete pagarla anche 450/500. Meglio pagare ogni 15 giorni, onde evitare di vedersi chiedere continui acconti (qui si vive alla giornata...)

La cessazione del rapporto lavorativo

Eh sì, le segretarie si cambiano. Mentre noi, da buoni italiani, saremo (troppo) indulgenti sui loro errori, loro saranno continuamente alla ricerca di un lavoro migliore e meglio pagato.
Nel caso in cui siate voi a rinunciare ai servizi della vostra segretaria, le darete il preavviso stabilito in contratto, pagherete stipendio e contributi e le restituirete la Carta de Munca, magari dopo avervi annotato i motivi del licenziamento, se gravi (e dovranno esserlo, visto che non è così facile licenziare un dipendente in Romania).

Se si tratta di un comune accordo, vi farete firmare una lettera di dimissioni.
Se invece, come succede spesso, avete messo la "povera" segretaria sotto pressione (magari imponendole di lavorare 8 ore e non fino a che ha finito di fare cosa le avete chiesto), allora scoprirete anche voi come, il dipendente romeno messo sotto pressione, se ne vada senza spiegazioni.

Qualche volta vi capiterà anche di leggere un preavviso e di sentirvi dire che ha trovato lavoro in una multinazionale che le dà il doppio, ma, più spesso, comincerà a prendersi delle mezze giornate "per andare dal medico" o per "assistere la mamma in punto di morte" (segno inequivocabile che sta facendo dei colloqui) e, se va bene, un giorno vi dirà che "da domani non veno più perché la mamma sta proprio male".

Molto spesso, purtroppo, un bel mattino non si presenterà al lavoro. Voi non vi preoccuperete, poiché qui nessuno avvisa se ha l'influenza. Poi, dopo tre o quattro giorni, comincerete a rincorrerla per farvi ridare il timbro ed il telefonino di Armani che le avete comperato la settimana prima.
So che sembro acido, ma l'ho verificato troppe volte sulla mia pelle.

In ogni caso TENETEVI IN UN CASSETTO CHIUSO A CHIAVE UNA BELLA SCORTA DI BLOCCHETTI DELLA SERRATURA NUOVI.

La sede dell'attività

La sede della società potrà essere, ovviamente, di comodo od operativa. Nel caso in cui sceglieste di gestire i vostri affari solo in quei pochi (o tanti) giorni che passerete mensilmente in Romania, allora sarà meglio che vi premuriate di indicare come indirizzo di spedizione di fatture, bollette e comunicazioni, direttamente quello del vostro commercialista.

Attenzione!: i romeni hanno un senso della privacy nettamente meno sviluppato del nostro, per cui la prima operazione da fare, quando prenderete possesso della vostra nuova sede, sarà quella di munirla di una robusta cassetta della posta, con una serratura di cui siate sicuri di avere solo voi le chiavi. Anche la serratura della porta d'ingresso andrà cambiata. L'operazione di cambio delle chiavi andrà effettuata ogniqualvolta ci siano avvicendamenti o licenziamenti nel personale.
Per quanto riguarda le bollette, potrete scegliere tra due soluzioni: lasciarle intestate al proprietario (potrete comunque dedurle dall'imponibile, mediante il contratto d'affitto) oppure intestarle alla vostra ditta.
La prima è una buona soluzione per chi è ancora indeciso se resterà in quella sede oppure no, ma vi darà qualche grattacapo nel caso vogliate modificare un contratto (per esempio: se decideste di avere un contatore dell'energia elettrica più grande).
La seconda, più definitiva, è anche un po' più onerosa. Dovrete, infatti, concordare un giorno con il proprietario per leggere i contatori e recarvi ai relativi uffici per regolarizzare eventuali rimanenze e effettuare la voltura dei contratti (ricordatevi di avere sempre con voi il vostro atto d'identità, corredato da un paio di fotocopie, il timbro, originale e fotocopia di atto costitutivo e certificato di immatricolazione della società).

Un discorso a parte lo merita l'Associazione dei Proprietari. Se, infatti, avrete scelto di aprire la vostra sede in un condominio (blocco), avrete già avuto occasione di imbattervi in questo ente di stampo prettamente comunista che gode di ampi poteri all'interno di un condominio. Oltre ad autorizzare qualsiasi attività, l'associazione ha infatti il potere di mettere all'asta un appartamento nel caso non vengano pagate le quote di amministrazione condominiale. L'Associazione dei Proprietari agisce, su mandato del proprio presidente, attraverso un amministratore.

L'amministratore di un condominio è, in generale, un personaggio che sembra uscito da un convegno del partito comunista: bravissimo a fare le somme e le divisioni e a venirvi a bussare alla porta in caso di ritardi ma completamente sordo ad ogni lamentela. Egli è incaricato di ripartire le spese condominiali tra i condomini.

Le spese condominiali non vengono calcolate, come in Italia, sulla base dei millesimi di proprietà ma sulla base degli occupanti dichiarati per ogni appartamento. Alle società viene regolarmente imposto un numero maggiore di occupanti di quanto sia in realtà: se avete solo una segretaria e vi recate in Romania 10 giorni al mese, vi verranno probabilmente "assegnate" cinque quote/persona. Sempre alle società presenti in un condominio, spetta una quota importante della manutenzione dell'ascensore.

Alla fine di ogni mese, l'amministratore pubblica, affiggendolo all'ingresso del condominio, l'elenco dei condomini con le relative quote da pagare, presenti ed arretrate.